Soluzioni di fondo: crea un'esperienza contrattuale vantaggiosa per tutti

Una supply chain sana può aiutare a stabilizzare un'azienda anche nelle economie più difficili. Per molte aziende, il 2020 ha inferto un duro colpo ai loro profitti inserendo un livello di incertezza nelle operazioni quotidiane che pochi avevano mai sperimentato. Molte aziende hanno dovuto affrontare nuove sfide in termini di personale e produzione, oltre a requisiti di lavoro a distanza e protocolli di sicurezza aggiuntivi. Alcune aziende hanno incontrato una domanda mai vista prima, mentre altre hanno visto il crollo della domanda e sono state sopraffatte da un arretrato di inventario.

Indipendentemente dal fatto che la tua attività sia in forte espansione, vulnerabile o che tu sia appeso a un filo, prendere buone decisioni sui tuoi profitti può accelerare la crescita e restituire certezza alle tue operazioni.

“I produttori sono sempre alla ricerca di modi per aumentare i loro profitti trovando ed eliminando le carenze nella catena di approvvigionamento. E questo non è mai stato più vero o rilevante che nell'ultimo anno", afferma Jim Japczyk, Chief Financial Officer di Optimas.

Non esiste una soluzione rapida per rafforzare nuovamente la catena di approvvigionamento. Ci vorrà del tempo e non tutte le aziende ne usciranno migliori, ma per quelle che lo fanno, può iniziare riaffermando la fiducia dei tuoi fornitori e dei tuoi clienti.

• I tuoi contratti sono sani come potrebbero essere?
• Invocano un senso di fiducia nelle tue partnership nuove ed esistenti?
• Puoi firmare sulla linea tratteggiata sapendo che è un'opportunità vantaggiosa per tutti?

"I contratti forniscono un ulteriore impulso di certezza negli affari, un'impresa in cui vuoi davvero certezza", consiglia Japczyk. “Meno devi preoccuparti, meglio è. E se puoi estendere quella certezza, quella fiducia, oltre la tua attività e nella catena di fornitura, ne trarranno vantaggio tutti. Non vuoi mai essere la ragione per cui la linea di produzione di un cliente si interrompe e un contratto sano e ben intenzionato può fare molto per garantire che tutto funzioni senza intoppi.

Qual è la differenza tra un contratto di cui potresti pentirti il primo giorno e un contratto che consente a tutte le parti di essere ben rappresentate?

Rebecca "Riv" Goldman è Senior Vice President e General Counsel per Optimas e responsabile della razionalizzazione del nostro processo di appalto riducendo al contempo i rischi. Come suggerisce, “in molti modi, i contratti sono solo contratti. Sono pezzi di carta legalmente vincolanti. Ciò che eleva una partnership è spesso ciò che tu e i tuoi futuri partner fate prima di firmare il contratto e come comunicate una volta che il contratto è stato firmato.

Il team di Optimas ha accumulato decenni di esperienza in tutti i tipi di partnership commerciali lungo la catena di fornitura dei ricambi e siamo fiduciosi che la nostra esperienza possa aiutare la tua azienda a creare un contratto con cui tutte le parti si sentano a proprio agio. Anche se non ci sono molti "segreti" dietro i contratti, i migliori lavorano per includere equità e comprensione per tutte le parti.

Ecco come il tuo prossimo contratto, e tutti quelli che seguiranno, possono diventare tuoi migliore contrarre.

Entra nelle trattative contrattuali con gli occhi ben aperti

Non tutte le aziende avviano trattative contrattuali nello stesso luogo. Sulla scia della pandemia, sono sorti tre nuovi mal di testa della catena di approvvigionamento che probabilmente influenzeranno la produzione futura e le relazioni a monte ea valle della catena di approvvigionamento per gli anni a venire.

1. Il business orfano: Queste attività sono state lasciate a bocca aperta quando i fornitori sono falliti. A seconda delle dimensioni dell'azienda, un anello spezzato della catena può arrestare un'intera linea di produzione. Ciò può avere conseguenze catastrofiche a breve termine e potenzialmente nessun futuro a lungo termine di cui parlare.
2. Il business vulnerabile: Ora il tuo business è quello che rimescola. Invece di essere lasciato fuori dal freddo da qualcun altro, i problemi interni ti stanno costringendo a ostacolare la produzione per i tuoi clienti. Che si tratti di processi, sistemi, efficienze, talento o aspetti finanziari, non sei più su un terreno solido e anche i tuoi partner lo sentono.
3. L'impresa forte: Alcune aziende stanno andando bene o meglio durante la pandemia rispetto a prima del 2020. Per loro, si tratta di anticipare un concorrente in difficoltà, scoprire nuove opportunità e consolidare una reputazione come a partner fidato della catena di fornitura. Il mal di testa qui diventa non fare abbastanza e sapere che ti lasci sfuggire una possibilità di crescita tra le dita.

"Ciascuno di questi mal di testa presenta un rischio unico, ma presenta anche opportunità per contratti più forti e più sani se riesci a identificare la situazione in cui ti trovi tu e i tuoi partner", spiega Japczyk. “Capendo dove si trova ogni azienda, puoi creare un contratto che aiuti tutti. Ciò significa che comunicare ora e in futuro è la massima priorità".

Coinvolgi le persone giuste

In Optimas, sosteniamo l'importanza delle persone come spina dorsale di qualsiasi sforzo aziendale e ciò include il processo di sviluppo del contratto.

"Non pensare alla creazione di un contratto come a un lavoro per una sola persona: a causa della sua portata, non dovrebbe esserlo e, a causa della sua importanza, non vuoi che lo sia", afferma Goldman. "I contratti sono come qualsiasi altro processo in un'azienda in cui vorrai più occhi su di esso."

Chi coinvolgerai dipenderà dalle dimensioni della tua attività e dalla complessità del contratto. Per la maggior parte delle aziende di medie dimensioni, questo include il team esecutivo, il team legale e il team finanziario. Può anche includere vendite e acquisti, operazioni o ingegneria. Se disponi di specifici responsabili della catena di approvvigionamento o altro personale chiave, potrebbero essere coinvolti anche loro.

Comprendi gli intangibili di un contratto vantaggioso per tutti

Contratti sani indicano imprese sane e i contratti più sani sono quelli che danno priorità alle esigenze di tutte le parti.

"Proprio come qualsiasi matrimonio, un contratto tra due aziende dovrebbe consentire a questa nuova partnership di essere più forte della somma delle sue parti", offre Japczyk. “I contratti possono aiutare a determinare costi, fasce di prezzo, tecnologie, servizio clienti, tempi di consegna e capacità. Possono anche aiutarti a rispondere a future sfide impreviste che si presentano e, nel caso in cui la partnership debba finire, possono aiutarti a eliminare eventuali rancori durante la separazione.

Ecco solo alcune delle caratteristiche intangibili dei contratti sani:

• Equità per tutte le parti: Non è necessario inserire qualche tipo di clausola "gotcha" per avere un contratto vincente. Ciò che firmi oggi creerà una partnership su cui puoi fare affidamento per anni o più. Garantire l'equità per tutte le parti elimina molti potenziali sentimenti negativi che perseguitano una partnership in seguito.
• Anticipazione del cambiamento: Le circostanze cambiano e ciò che ha reso valido un contratto quando lo hai firmato potrebbe non esistere qualche anno dopo o dopo il cambio di leadership. Se la relazione deve finire o se deve solo essere risolta, le protezioni sono integrate affinché tutti possano uscire dall'altra parte di una negoziazione con garbo.
• Confini incorporati: Pensa a quelle cose che accadranno sicuramente, ma sono al di fuori del controllo di entrambe le parti, come il prezzo delle materie prime. D'accordo su un indice credibile. Quindi consentire ai prezzi delle parti di fluttuare coerentemente con le variazioni dell'indice.
• Flessibilità e una via per la comunicazione: Solo perché hai firmato un contratto, non significa che devi essere vincolato a quello specifico accordo. Gran parte degli affari riguarda l'adattamento al cambiamento e allo stesso modo i tuoi contratti dovrebbero riflettere questo. Scrivi i tuoi contratti con la consapevolezza che qualcosa lungo la strada potrebbe avere un impatto su di essi e fornisci un processo per modificare l'accordo, se necessario.
• Chiarezza: Non dovresti avere un MBA e 20 anni di esperienza legale per decifrare un contratto. Sebbene i contratti siano legalmente vincolanti, dovrebbero essere scritti in modo che chiunque, dalla C-suite e dal tuo team legale agli altri partecipanti, possa comprendere chiaramente l'accordo stipulato.
• Pene e ramificazioni comprese: Entrambe le parti traggono vantaggio dal sapere cosa può accadere - e cosa possono fare entrambe le parti - nel caso in cui qualcuno si allontani dall'accordo. Può variare da una multa a una separazione completa o può richiedere un certo livello di rinegoziazione.

"Optimas si è concentrata su queste aree per tutti i nostri sforzi di sviluppo del contratto", spiega Goldman. “Inserendo questi beni immateriali in ogni contratto, noi - Optimas e tutti i nostri partner contrattuali - iniziamo in un posto migliore e di solito rimaniamo in un posto migliore. Non si tratta di vincere la negoziazione, si tratta di creare una circostanza in cui tutte le parti vincono e tutte le parti possono godere di una comunicazione aperta e di un maggiore successo commerciale".

Evita le ovvie bandiere rosse

La maggior parte dei leader aziendali con qualche anno alle spalle può ricordare una brutta esperienza contrattuale. Può lasciare un sapore crudo in bocca, sfiducia nella tua mente e persino una riluttanza a perseguire collaborazioni future che potrebbero giovare alla tua attività.

"Nessuno vuole sentirsi sfruttato, sentirsi costretto a un accordo o rimpiangere una decisione lungo la strada", afferma Japczyk. "A volte i cattivi contratti sono dovuti a cose che non puoi controllare, ma molte volte, ho scoperto, è perché una parte ha ignorato alcune evidenti bandiere rosse dall'inizio."

Ecco alcune bandiere rosse comuni: considera di correre per le colline, o almeno di comunicare le tue preoccupazioni, se le trovi nella tua prossima bozza di contratto:

1. Documentazione scarsa: Non riuscire a documentare completamente l'accordo tra il fornitore e il cliente può essere il precursore di futuri malumori. È fondamentale che ciascuna parte comprenda ciò che deve all'altra e ciò che si aspetta da tutti i soggetti coinvolti.
2. Un labirinto di omologazioni: I contratti che includono molte approvazioni per quelli che dovrebbero essere passaggi regolari possono sottolineare un accordo eccessivamente complesso e irritante. Le approvazioni richiedono tempo e, invece di aggiungere valore, possono ostacolare i lavori e bloccare collaborazioni altrimenti redditizie.
3. Viene chiesto di firmare accordi “incompiuti”: I contratti sono legalmente vincolanti e quelli sbagliati possono rovinare i profitti di un'azienda. Evita qualsiasi accordo che apra la porta all'aggiunta di cose future a un contratto che ha già il tuo nome sulla linea tratteggiata.

Pensieri finali

Indipendentemente dalla parte del contratto su cui stai lavorando, una buona trattativa si conclude solo quando tutte le parti sono soddisfatte.

"Contratti sani assicurano che entrambe le parti siano trattate in modo equo", consiglia Japczyk. “Può sembrare un cliché, ma la cosa migliore che puoi fare è avviare una trattativa contrattuale tenendo presente la regola d'oro originale. Fai agli altri quello che vorresti fosse fatto a te. Quando costruisci un contratto, mira a consegnarne uno che saresti comunque felice di firmare se fossi nei panni dell'altra persona.

Tutti vogliono vincere quando firmano un contratto, ma questo non significa che nessuna squadra debba perdere. I contratti vantaggiosi per tutti sono la base per grandi partnership di supply chain e un vantaggio per i tuoi profitti.

Quando lavori al fianco di Optimas, lavori con un team in cui crede successo per tutti attraverso equità per tutti - con molte delle nostre relazioni con fornitori e clienti di maggior successo che risalgono a una media di 20 anni fa. Oggi è l'inizio della prossima grande partnership commerciale della tua azienda? Inizia una conversazione con il nostro team e provaci!