Solutions de résultat : créez une expérience contractuelle gagnant-gagnant

Une chaîne d'approvisionnement saine peut aider à stabiliser une entreprise, même dans les économies les plus difficiles. Pour de nombreuses entreprises, 2020 a porté un coup dévastateur à leur résultat net en insérant un niveau d'incertitude dans les opérations quotidiennes que peu avaient jamais connu. De nombreuses entreprises ont été confrontées à de nouveaux défis en matière de personnel et de production, ainsi qu'à des exigences de travail à distance et à des protocoles de sécurité supplémentaires. Certaines entreprises ont rencontré une demande sans précédent tandis que d'autres ont vu la demande s'effondrer et ont été submergées par un arriéré de stocks.

Que votre entreprise soit en plein essor, vulnérable ou que vous ne teniez qu'à un fil, prendre de bonnes décisions concernant vos résultats peut accélérer la croissance et réinjecter de la certitude dans vos opérations.

« Les fabricants sont toujours à la recherche de moyens d'augmenter leur résultat net en trouvant et en éliminant les lacunes de la chaîne d'approvisionnement. Et cela n'a jamais été aussi vrai ou pertinent qu'au cours de la dernière année », a déclaré Jim Japczyk, directeur financier d'Optimas.

Il n'y a pas de solution miracle pour renforcer la chaîne d'approvisionnement. Cela prendra du temps et toutes les entreprises ne s'en sortiront pas mieux, mais pour celles qui le font, cela peut commencer par réaffirmer la confiance de vos fournisseurs et de vos clients.

• Vos contrats sont-ils aussi sains qu'ils pourraient l'être ?
• Invoquent-ils un sentiment de confiance dans vos partenariats nouveaux et existants ?
• Pouvez-vous signer sur la ligne pointillée en sachant que c'est une opportunité gagnant-gagnant ?

"Les contrats offrent une sécurité supplémentaire dans les affaires - une entreprise où vous voulez vraiment de la certitude", conseille Japczyk. « Moins vous avez à vous inquiéter, mieux c'est. Et si vous pouvez étendre cette certitude, cette confiance, au-delà de votre entreprise et dans la chaîne d'approvisionnement, cela profite à tout le monde. Vous ne voulez jamais être la raison pour laquelle la chaîne de production d'un client tombe en panne et un contrat sain et bien intentionné peut contribuer grandement à garantir que tout se déroule sans heurts.

Quelle est la différence entre un contrat que vous pourriez regretter dès le premier jour et un contrat qui permet à toutes les parties d'être bien représentées ?

Rebecca "Riv" Goldman est vice-présidente principale et avocate générale d'Optimas et responsable de la rationalisation de notre processus de passation de marchés tout en réduisant les risques. Comme elle le suggère, « à bien des égards, les contrats ne sont que des contrats. Ce sont des bouts de papier juridiquement exécutoires. Ce qui élève un partenariat, c'est souvent ce que vous et vos futurs partenaires faites avant la signature du contrat et la façon dont vous communiquez une fois le contrat signé.

L'équipe d'Optimas a accumulé des décennies d'expérience dans tous les types de partenariats commerciaux tout au long de la chaîne d'approvisionnement des pièces et nous sommes convaincus que notre expérience peut aider votre entreprise à élaborer un contrat avec lequel toutes les parties sont à l'aise. Bien qu'il n'y ait pas beaucoup de « secrets » derrière les contrats, les meilleurs fonctionnent pour inclure l'équité et la compréhension de toutes les parties.

Voici comment votre prochain contrat — et tous ceux qui suivent — peuvent devenir votre meilleur Contrat.

Entrez dans les négociations contractuelles les yeux grands ouverts

Toutes les entreprises n'entameront pas les négociations contractuelles au même endroit. Dans le sillage de la pandémie, trois nouveaux maux de tête de la chaîne d'approvisionnement sont apparus et affecteront probablement la production future et les relations en amont et en aval de votre chaîne d'approvisionnement pour les années à venir.

1. L'entreprise orpheline : Ces entreprises ont été laissées en plan lorsque les fournisseurs ont fait faillite. Selon la taille de l'entreprise, un maillon rompu de la chaîne peut entraîner l'arrêt de toute une chaîne de production. Cela peut avoir des conséquences catastrophiques à court terme et potentiellement aucun avenir à long terme à proprement parler.
2. L'entreprise vulnérable : Maintenant, c'est votre entreprise qui se démène. Au lieu d'être laissé pour compte par quelqu'un d'autre, des problèmes internes vous empêchent de produire pour vos clients. Qu'il s'agisse de processus, de systèmes, d'efficacité, de talents ou de finances, vous n'êtes plus sur des bases solides et vos partenaires le ressentent également.
3. L'entreprise forte : Certaines entreprises se portent aussi bien ou mieux pendant la pandémie qu'elles ne l'étaient avant 2020. Pour eux, il s'agit de devancer un concurrent en difficulté, de découvrir de nouvelles opportunités et de consolider sa réputation de partenaire fiable de la chaîne d'approvisionnement. Le mal de tête ici devient de ne pas en faire assez et de savoir que vous laissez passer une chance de croissance entre vos doigts.

"Chacun de ces maux de tête présente un risque unique, mais ils présentent également des opportunités pour des contrats plus solides et plus sains si vous pouvez identifier la situation dans laquelle vous et vos partenaires vous trouvez", explique Japczyk. « En comprenant où se trouve chaque entreprise, vous pouvez élaborer un contrat qui aide tout le monde. Cela signifie que communiquer maintenant et à l'avenir est une priorité absolue.

Mettez les bonnes personnes en place

Chez Optimas, nous défendons l'importance des personnes en tant que colonne vertébrale de tout effort commercial et cela inclut le processus de développement des contrats.

"Ne considérez pas la création d'un contrat comme un travail pour une seule personne - en raison de sa portée, cela ne devrait pas l'être, et en raison de son importance, vous ne voulez pas qu'il le soit", déclare Goldman. "Les contrats sont comme n'importe quel autre processus dans une entreprise où vous allez vouloir plusieurs yeux dessus."

Les personnes que vous impliquerez dépendront de la taille de votre entreprise et des subtilités du contrat. Pour la plupart des entreprises de taille moyenne, cela comprend l'équipe de direction, l'équipe juridique et l'équipe financière. Il peut également intégrer les ventes et les achats, les opérations ou l'ingénierie. Si vous avez des gestionnaires de chaîne d'approvisionnement spécifiques ou d'autres membres clés du personnel, ils peuvent également être impliqués.

Comprendre les actifs incorporels d'un contrat gagnant-gagnant

Des contrats sains indiquent des entreprises saines et les contrats les plus sains sont ceux qui donnent la priorité aux besoins de toutes les parties.

"Comme tout mariage, un contrat entre deux entreprises devrait permettre à ce nouveau partenariat d'être plus fort que la somme de ses parties", propose Japczyk. « Les contrats peuvent aider à déterminer les coûts, les prix, les technologies, le service client, les délais et les capacités. Ils peuvent également vous aider à répondre aux futurs défis imprévus qui se présentent et, dans le cas où le partenariat doit prendre fin, peuvent aider à éliminer toute rancune pendant la séparation.

Voici quelques-unes des caractéristiques intangibles des contrats sains :

• Équité pour toutes les parties : Vous n'avez pas besoin d'insérer une sorte de clause « gotcha » pour avoir un contrat gagnant. Ce que vous signez aujourd'hui créera un partenariat sur lequel vous pourrez compter pendant des années ou plus. Assurer l'équité pour toutes les parties élimine beaucoup de mauvais sentiments potentiels qui hantent un partenariat plus tard.
• Anticipation du changement : Les circonstances changent et ce qui a fait qu'un contrat était bon lorsque vous l'avez signé peut ne plus exister quelques années plus tard ou après un changement de direction. Si la relation doit prendre fin ou si elle doit simplement être réparée, des protections sont intégrées pour que tout le monde puisse sortir de l'autre côté d'une négociation avec élégance.
• Limites intégrées : Pensez à ces choses qui se produiront à coup sûr, mais qui échappent au contrôle de l'une ou l'autre des parties, comme le prix des matières premières. Convenez d'un indice crédible. Laissez ensuite les prix des pièces fluctuer en fonction des variations de l'indice.
• Flexibilité et voie de communication: Ce n'est pas parce que vous avez signé un contrat que vous devez être enfermé dans cet accord spécifique. Une grande partie des affaires consiste à s'adapter au changement et vos contrats devraient également refléter cela. Rédigez vos contrats en sachant que quelque chose sur la route pourrait avoir un impact sur eux et fournissez un processus pour modifier l'accord si nécessaire.
• Clarté: Vous ne devriez pas avoir un MBA et 20 ans d'expérience juridique pour déchiffrer un contrat. Bien que les contrats soient juridiquement exécutoires, ils doivent être rédigés de manière à ce que toute personne de la suite C et de votre équipe juridique aux autres participants puisse clairement comprendre l'accord en cours.
• Pénalités comprises et ramifications : Les deux parties ont intérêt à savoir ce qui peut arriver - et ce que l'une ou l'autre des parties peut faire - au cas où quelqu'un s'écarterait de l'accord. Cela peut aller d'une amende à une séparation complète ou nécessiter un certain niveau de renégociation.

« Optimas s'est concentré sur ces domaines pour tous nos efforts de développement de contrats », explique Goldman. "En intégrant ces actifs incorporels dans chaque contrat, nous - Optimas et tous nos partenaires contractuels - commençons dans un meilleur endroit et nous restons généralement dans un meilleur endroit. Il ne s'agit pas de gagner la négociation, il s'agit de créer une situation où toutes les parties gagnent et toutes les parties peuvent profiter d'une communication ouverte et d'un plus grand succès commercial.

Évitez les drapeaux rouges évidents

La plupart des chefs d'entreprise ayant quelques années à leur actif peuvent se souvenir d'une mauvaise expérience contractuelle. Cela peut laisser un goût brut dans votre bouche, de la méfiance dans votre esprit et même une réticence à poursuivre de futurs partenariats qui pourraient profiter à votre entreprise.

"Personne ne veut avoir l'impression d'être exploité, de se sentir obligé de conclure un accord ou de regretter une décision ultérieure", déclare Japczyk. "Parfois, les mauvais contrats sont dus à des choses que vous ne pouvez pas contrôler, mais souvent, j'ai trouvé, c'est parce qu'une partie a ignoré des drapeaux rouges évidents dès le départ."

Voici quelques drapeaux rouges courants - envisagez de courir vers les collines, ou au moins de communiquer vos préoccupations, si vous les trouvez dans votre prochaine ébauche de contrat :

1. Mauvaise documentation : Ne pas documenter entièrement l'accord entre le fournisseur et le client peut être le précurseur de futurs mauvais sentiments. Il est essentiel que chaque partie comprenne ce qu'elle doit à l'autre et ce qu'attendent toutes les parties concernées.
2. Un labyrinthe d'agréments : Les contrats qui incluent de nombreuses approbations pour ce qui devrait être des étapes régulières peuvent souligner un accord trop complexe et exaspérant. Les approbations prennent du temps et, plutôt que d'ajouter de la valeur, elles peuvent bloquer les travaux et bloquer des partenariats autrement lucratifs.
3. Être invité à signer des accords « inachevés » : Les contrats sont juridiquement exécutoires et les mauvais peuvent ruiner les résultats d'une entreprise. Évitez tout accord qui ouvre la porte à de futures choses à ajouter à un contrat qui a déjà votre nom sur la ligne pointillée.

Dernières pensées

Quelle que soit la partie du contrat sur laquelle vous travaillez, une bonne négociation ne se conclut que lorsque toutes les parties sont satisfaites.

"Des contrats sains garantissent que les deux parties sont traitées équitablement", conseille Japczyk. "Cela peut sembler cliché, mais la meilleure chose à faire est d'entamer une négociation de contrat en gardant à l'esprit la règle d'or d'origine. Faites aux autres ce que vous voulez qu'il vous soit fait. Lorsque vous construisez un contrat, visez à en livrer un que vous seriez toujours heureux de signer si vous étiez à la place de l'autre personne.

Tout le monde veut gagner lorsqu'il signe un contrat, mais cela ne veut pas dire qu'aucune équipe ne doit perdre. Les contrats gagnant-gagnant sont la base de partenariats de chaîne d'approvisionnement de qualité et un avantage pour votre résultat net.

Lorsque vous travaillez aux côtés d'Optimas, vous travaillez avec une équipe qui croit en succès pour tous à travers équité pour tous — avec bon nombre de nos relations avec les fournisseurs et les clients les plus fructueuses remontant en moyenne à 20 ans. Est-ce aujourd'hui le début du prochain grand partenariat commercial de votre entreprise ? Commencer une conversation avec notre équipe et essayez-nous!