¿Qué es el costo total de propiedad y por qué es importante?

Todos hemos escuchado la expresión “si algo es demasiado barato, probablemente lo sea”, a menudo por una buena razón. Un producto o pieza puede parecer de bajo coste a primera vista, pero ¿se han analizado los costes más allá del precio de compra?

No sorprende que muchas empresas se centren principalmente en el ahorro a corto plazo, pero el mejor valor se obtiene analizando el ciclo de vida completo. El costo total de propiedad (TCO), a veces denominado costo total de vida, impulsa a las empresas a evaluar todo costos durante todo el ciclo de vida: comprender qué desafíos y riesgos pueden surgir, e incluso predecir variables desconocidas.

El iceberg

Una búsqueda rápida en Google de TCO y encontrará una similitud clave entre los numerosos blogs y documentos técnicos sobre el tema: una analogía con el iceberg. Los costes a corto plazo, o precio de compra, ilustrados por la punta del iceberg, flotando sobre el nivel del mar, son claramente visibles. La mayor masa del iceberg, sumergida, bajo el agua, enmascara los gastos a largo plazo, a veces denominados costos ocultos.

Entonces, ¿cuáles son exactamente estos costos y por qué es tan importante que las empresas observen el ciclo de vida para establecer el costo total de propiedad?

Cinco pasos para comprender el costo total de propiedad

Si utilizamos el desarrollo de productos como ejemplo. Mucho más allá del coste de un componente o pieza individual, debemos considerar los costes implicados en toda la cadena de suministro, administración, abastecimiento, transporte, calidad, rendimiento...

Hay cinco pasos muy distintos que debemos examinar y que nos dan una mejor comprensión de estos costos ocultos.

1. Preadquisición – aunque podría decirse que es el paso más importante, puede generar grandes gastos. Este paso puede incluir investigación y abastecimiento, negociaciones, visitas, recorridos en línea y pruebas.
2. Adquisición – Ha seleccionado su pieza y está satisfecho con la cotización, pero ¿qué pasa con la entrega (logística y transporte), la instalación, la capacitación e incluso los repuestos?
3. Operando – Uso de materiales y energía, productos y servicios complementarios necesarios para que las piezas se utilicen en el mundo real, en una línea de producción ocupada las 24 horas, los 7 días de la semana.
4. Mantenimiento – ya sea un mantenimiento preventivo planificado o una avería o reparación, ambos suponen un coste para su negocio debido al tiempo de inactividad y, en última instancia, a la pérdida de tiempo de producción.
5. Fin del ciclo de vida – ha perfeccionado sus diseños o ha lanzado esa nueva variante y ya no necesita piezas. ¿Se requiere el desmantelamiento? ¿Desmontaje o reconfiguración de herramientas y equipos de producción de soporte? O quizás los costos de disposición si se ha calculado mal la tenencia de existencias.

Ahora mire esa lista nuevamente y agregue gastos operativos (OpEx) o costos indirectos que incluyen, entre otros:

• Administración General
• Mano de obra
• Gestión de proveedores
• Finanzas
• Calidad
• Ingenieria
• La gestión del inventario

Y no lo olvidemos, esto puede ser por parte….

Por supuesto, esta es una descripción general de muy alto nivel de los costos que pueden estar involucrados durante todo el ciclo de vida, pero ilustra perfectamente el costo total de propiedad y cómo los costos pueden aumentar rápidamente si no se consideran y planifican cuidadosamente.

¿Cómo reducir su costo total de propiedad?

Algunos de los pasos descritos anteriormente son claramente más aplicables a productos completamente construidos y ensamblados, como la maquinaria. Piense en una máquina CNC ubicada en un taller concurrido. Debido al uso general, esta maquinaria o herramienta está sujeta a un desgaste constante, pero también es propensa a sufrir daños debido a los contaminantes transportados por el aire y la entrada de suciedad. En este caso, los costos de mantenimiento necesitarían una consideración importante.

Entonces, ¿cómo entra en juego esta metodología, esta forma de pensar, con partes mucho más pequeñas, pero no menos esenciales? Las mismas piezas de las que dependemos para mantener unida esta maquinaria. El TCO no es una propuesta tan obvia.

Cuando pensamos en piezas y componentes como sujetadores (pernos, tuercas, remaches, etc.), es útil comprender la importancia de un VMI o inventario administrado por el proveedor. Anteriormente escribimos sobre cómo los programas VMI reducen el costo total de propiedad. En resumen, al utilizar un VMI, el proveedor que posee sus existencias (o MOQ) asume todos los costos y riesgos asociados. Si exploramos este concepto con más detalle, queda claro por qué.

VMI juega un papel clave en la reducción de costos para el usuario final al:

• Ayudando a controlar los costos operativos, incluido el etiquetado, el embalaje y el almacenamiento de miles de piezas. Se estima que un automóvil promedio se construye usando más de 3500 elementos de sujeción, y un avión, más de 1 millón. Por supuesto, estos son ejemplos extremos, pero puede imaginarse cuánto espacio consumirían estos sujetadores en un entorno de línea de producción. Un VMI ayuda a los fabricantes a recuperar espacio físico y tiene una efecto positivo en el flujo de caja al reducir los requisitos de tenencia de acciones.

• Reduce la cantidad de personal necesario para realizar tareas de gestión de inventario. Gestionar innumerables órdenes de compra, manipular el producto en el momento de la entrega, el proceso de entrada de mercancías: ubicar las piezas en el área correcta y garantizar que se coloquen en contenedores correctamente etiquetados. Todos estos son procesos que requieren mucho tiempo (y costosos) y que también exponen a su línea de producción a riesgos si no se gestionan correctamente.

• Los costos de adquisición más bajos resultan en importantes ahorros iniciales para el capital del cliente. Al utilizar una cadena de suministro sólida, comprar en mayores volúmenes y consolidar piezas para controlar los costos de flete, se protege contra aumentos de precios y aranceles/aranceles de importación inesperados. No solo eso, una VMI le permite utilizar al proveedor como amortiguador para evitar posibles problemas de suministro, asegurando existencias a largo plazo. ¿Cuántas empresas harían planes macroeconómicos en retrospectiva del Covid-19?

Consolidar y ahorrar

No solo debemos considerar los VMI en sí, demos un paso atrás y observemos los productos en los que se basan estos programas VMI.

Una vez más, si tomamos materiales directos... sujetadores, y Componentes de la Clase C Por ejemplo, artículos de gran volumen que podrían resultar difíciles de gestionar. Debemos pensar en otros productos que cumplan con este mismo criterio.

EPP como mascarillas, guantes y ropa de trabajo, y suministros industriales, incluidos abrasivos, adhesivos y consumibles. ¿Artículos importantes sin los cuales el personal simplemente no puede realizar sus tareas? ¿Las empresas realmente obtienen el mejor retorno de la inversión al involucrar a miembros capacitados del equipo en la gestión de estas piezas?

Abastecerse de menos proveedores significa menos facturas y, en consecuencia, menos tiempo dedicado por parte del personal a verificar el stock entrante. La consolidación general de proveedores podría hacer que los fabricantes ahorren cantidades increíbles de tiempo, costos y esfuerzo.

Con más de 5000 clientes leales en todo el mundo, Optimas comprende los requisitos de los clientes y puede adaptarse rápidamente para satisfacer sus necesidades. Todo eso comienza con encontrar formas innovadoras de reducir costos. Aunque no es un iceberg, nuestro gráfico de pernos ilustra cómo, al asociarse con Optimas y reducir proveedores, los costos ocultos se vuelven cada vez menores con el tiempo.

DEJE QUE OPTIMAS REDUCA SU TCO