Soluciones finales: Cree una experiencia de contrato en la que todos ganen

Una cadena de suministro saludable puede ayudar a estabilizar un negocio incluso en las economías más difíciles. Para muchas empresas, 2020 supuso un golpe devastador para sus resultados al introducir un nivel de incertidumbre en las operaciones diarias que pocas habían experimentado. Muchas empresas enfrentaron nuevos desafíos de producción y personal, así como requisitos de trabajo remoto y protocolos de seguridad adicionales. Algunas empresas encontraron una demanda nunca antes vista, mientras que otras vieron un cráter de demanda y se vieron abrumadas por una acumulación de inventario.

Ya sea que su negocio esté en auge, sea vulnerable o esté pendiendo de un hilo, tomar buenas decisiones sobre sus resultados puede acelerar el crecimiento e inyectar certeza a sus operaciones.

“Los fabricantes siempre están buscando formas de aumentar sus resultados al encontrar y eliminar las deficiencias en la cadena de suministro. Y esto nunca ha sido más cierto o relevante que el año pasado”, dice Jim Japczyk, director financiero de Optimas.

No existe una solución rápida para volver a fortalecer la cadena de suministro. Tomará tiempo y no todas las empresas saldrán mejor paradas, pero para aquellas que lo hagan, puede empezar por reafirmar la confianza de sus proveedores y sus clientes.

• ¿Son sus contratos tan saludables como podrían ser?
• ¿Invocan un sentido de confianza en sus asociaciones nuevas y existentes?
• ¿Puedes firmar en la línea de puntos sabiendo que es una oportunidad de ganar-ganar?

“Los contratos brindan un impulso adicional de certeza en los negocios: una empresa en la que realmente desea certeza”, aconseja Japczyk. “Cuanto menos tengas que preocuparte, mejor. Y si puede extender esa certeza, esa confianza, más allá de su negocio y hacia la cadena de suministro, eso beneficiará a todos. Nunca quiere ser la razón por la que la línea de producción de un cliente falla y un contrato saludable y bien intencionado puede ser de gran ayuda para garantizar que todo funcione sin problemas”.

¿Cuál es la diferencia entre un contrato del que podría arrepentirse el día 1 y un contrato que permite que todas las partes estén bien representadas?

Rebecca "Riv" Goldman es vicepresidenta sénior y consejera general de Optimas y responsable de optimizar nuestro proceso de contratación y reducir el riesgo. Como ella sugiere, “en muchos sentidos, los contratos son solo contratos. Son pedazos de papel legalmente exigibles. Lo que eleva una asociación es a menudo lo que usted y sus futuros socios hacen en el período previo a la firma del contrato y cómo se comunican una vez que se ha firmado el contrato”.

El equipo aquí en Optimas ha acumulado décadas de experiencia en todo tipo de asociaciones comerciales a lo largo de la cadena de suministro de piezas y estamos seguros de que nuestra experiencia puede ayudar a su empresa a elaborar un contrato con el que todas las partes se sientan cómodas. Si bien no hay muchos "secretos" detrás de los contratos, los mejores funcionan para incluir equidad y comprensión para todas las partes.

Así es como su próximo contrato, y todos los siguientes, pueden convertirse en su mejor contrato.

Ingrese a las negociaciones de contratos con los ojos bien abiertos

No todas las empresas iniciarán negociaciones de contratos en el mismo lugar. A raíz de la pandemia, surgieron tres nuevos dolores de cabeza en la cadena de suministro y probablemente afectarán la producción futura y las relaciones hacia arriba y hacia abajo de su cadena de suministro en los años venideros.

1. El negocio huérfano: Estos negocios quedaron altos y secos cuando los proveedores se hundieron. Dependiendo del tamaño de la empresa, un eslabón roto en la cadena puede cerrar toda una línea de producción. Esto puede tener consecuencias catastróficas a corto plazo y, potencialmente, ningún futuro a largo plazo del que hablar.
2. El negocio vulnerable: Ahora su negocio es el que está luchando. En lugar de que otra persona lo deje al margen, los problemas internos hacen que obstaculice la producción para sus clientes. Ya se trate de procesos, sistemas, eficiencias, talento o finanzas, ya no se encuentra sobre una base sólida y sus socios también lo sienten.
3. El negocio fuerte: A algunas empresas les está yendo tan bien o mejor durante la pandemia que antes de 2020. Para ellos, se trata de adelantarse a un competidor en apuros, descubrir nuevas oportunidades y consolidar una reputación como socio confiable de la cadena de suministro. El dolor de cabeza aquí se convierte en no hacer lo suficiente y saber que dejas escapar una oportunidad de crecimiento entre tus dedos.

“Cada uno de estos dolores de cabeza presenta un riesgo único, pero también presentan oportunidades para contratos más sólidos y saludables si puede identificar la situación en la que se encuentran usted y sus socios”, explica Japczyk. “Al comprender dónde está cada negocio, puede elaborar un contrato que ayude a todos. Eso significa que la comunicación ahora y en el futuro es la máxima prioridad”.

Ponga a las personas adecuadas en su lugar

En Optimas, defendemos la importancia de las personas como columna vertebral de cualquier esfuerzo comercial y eso incluye el proceso de desarrollo de contratos.

“No piense en la creación de un contrato como un trabajo de una sola persona; debido a su alcance, no debería serlo y, debido a su importancia, no quiere que lo sea”, dice Goldman. “Los contratos son como cualquier otro proceso en un negocio en el que vas a querer tener varios ojos en él”.

A quién involucres dependerá del tamaño de tu negocio y las complejidades del contrato. Para la mayoría de las medianas empresas, esto incluye el equipo ejecutivo, el equipo legal y el equipo financiero. También puede incorporar ventas y compras, operaciones o ingeniería. Si tiene gerentes de cadena de suministro específicos u otro personal clave, también pueden estar involucrados.

Comprender los intangibles de un contrato ganar-ganar

Los contratos saludables apuntan a negocios saludables y los contratos más saludables son los que priorizan las necesidades de todas las partes.

“Al igual que cualquier matrimonio, un contrato entre dos empresas debería permitir que esta nueva asociación sea más fuerte que la suma de sus partes”, ofrece Japczyk. “Los contratos pueden ayudar a determinar los costos, los puntos de precio, las tecnologías, el servicio al cliente, los plazos de entrega y las capacidades. También pueden ayudarlo a responder a futuros desafíos imprevistos que surjan y, en caso de que la relación tenga que terminar, pueden ayudar a eliminar cualquier resentimiento durante la separación”.

Estas son solo algunas de las características intangibles de los contratos saludables:

• Equidad para todas las partes: No es necesario insertar algún tipo de cláusula de "te pillé" para tener un contrato ganador. Lo que firme hoy creará una asociación en la que podrá confiar durante años o más. Garantizar la equidad para todas las partes elimina muchos malos sentimientos potenciales que acosan a una sociedad más adelante.
• Anticipación del cambio: Las circunstancias cambian y lo que hizo que un contrato fuera bueno cuando lo firmó puede no existir unos años más tarde o después de la rotación en el liderazgo. Si la relación tiene que terminar o si solo necesita arreglarse, las protecciones están integradas para que todos salgan del otro lado de una negociación con gracia.
• Límites incorporados: Piense en aquellas cosas que seguramente sucederán, pero que están fuera del control de cualquiera de las partes, como el precio de las materias primas. Acordar un índice creíble. Luego permita que los precios de las partes fluctúen de acuerdo con los cambios en el índice.
• Flexibilidad y vía de comunicación: El hecho de que haya firmado un contrato no significa que deba estar sujeto a ese acuerdo específico. Gran parte de los negocios se trata de adaptarse al cambio y sus contratos deberían reflejarlo de manera similar. Escriba sus contratos con el entendimiento de que algo más adelante podría afectarlo y proporcione un proceso para modificar el acuerdo si es necesario.
• Claridad: No debería tener que tener un MBA y 20 años de experiencia legal para descifrar un contrato. Si bien los contratos son legalmente exigibles, deben estar escritos de manera que cualquier persona, desde el C-suite y su equipo legal hasta otros participantes, puedan comprender claramente el acuerdo que se está realizando.
• Penas entendidas y ramificaciones: Ambas partes se benefician al saber qué puede suceder, y qué puede hacer cualquiera de las partes, en caso de que alguien se desvíe del acuerdo. Puede variar desde una multa hasta una separación completa o puede requerir cierto nivel de renegociación.

“Optimas se ha centrado en estas áreas para todos nuestros esfuerzos de desarrollo de contratos”, explica Goldman. “Al incorporar estos intangibles en cada contrato, nosotros, Optimas y todos nuestros socios contractuales, comenzamos en un lugar mejor y, por lo general, permanecemos en un lugar mejor. No se trata de ganar la negociación, se trata de crear una circunstancia en la que todas las partes ganen y todas las partes puedan disfrutar de una comunicación abierta y un mayor éxito comercial”.

Evite las banderas rojas obvias

La mayoría de los líderes empresariales con algunos años a sus espaldas pueden recordar una mala experiencia contractual. Puede dejar un mal sabor de boca, desconfianza en su mente e incluso una falta de voluntad para buscar futuras asociaciones que podrían beneficiar a su negocio.

“Nadie quiere sentir que se aprovechan de ellos, sentirse forzados a llegar a un acuerdo o arrepentirse de una decisión en el futuro”, dice Japczyk. “A veces, los malos contratos se deben a cosas que no puedes controlar, pero muchas veces, descubrí, se debe a que una de las partes ignoró algunas señales de alerta obvias desde el principio”.

Aquí hay algunas señales de alerta comunes: considere correr hacia las colinas, o al menos comunicar sus inquietudes, si las encuentra en su próximo borrador de contrato:

1. Mala documentación: No documentar completamente el acuerdo entre el proveedor y el cliente puede ser el precursor de malos sentimientos en el futuro. Es fundamental que cada parte comprenda lo que le debe a la otra y lo que esperan todos los involucrados.
2. Un laberinto de aprobaciones: Los contratos que incluyen muchas aprobaciones para lo que deberían ser pasos regulares pueden subrayar un acuerdo demasiado complejo y exasperante. Las aprobaciones toman tiempo y, en lugar de agregar valor, pueden arruinar los trabajos y estancar asociaciones que de otro modo serían lucrativas.
3. Ser solicitado para firmar acuerdos “inacabados”: Los contratos son legalmente exigibles y los malos pueden arruinar los resultados de una empresa. Evita cualquier acuerdo que abra la puerta a que se agreguen cosas futuras a un contrato que ya tiene tu nombre en la línea de puntos.

Pensamientos finales

No importa en qué parte del contrato esté trabajando, una buena negociación solo concluye cuando todas las partes están satisfechas.

“Los contratos saludables aseguran que ambas partes reciban un trato justo”, aconseja Japczyk. “Puede sonar a cliché, pero lo mejor que puedes hacer es entrar en una negociación de contrato con la Regla de Oro original en mente. Haz a los demás lo que quieras que te hagan a ti. Cuando construyas un contrato, trata de entregar uno que estarías feliz de firmar si estuvieras en el lugar de la otra persona”.

Todos quieren ganar cuando firman un contrato, pero eso no significa que ninguna de las partes tenga que perder. Los contratos en los que todos ganan son la base de excelentes asociaciones en la cadena de suministro y un beneficio para sus resultados.

Cuando trabaja junto a Optimas, trabaja con un equipo que cree en éxito para todos mediante justicia para todos — con muchas de nuestras relaciones más exitosas con proveedores y clientes que se remontan a un promedio de 20 años. ¿Es hoy el comienzo de la próxima gran alianza comercial de su empresa? Iniciar una conversación con nuestro equipo y pruébanos!