Unterm Strich Lösungen: Erstellen Sie eine Win-Win-Vertragserfahrung

Eine gesunde Lieferkette kann dazu beitragen, ein Unternehmen selbst in den schwierigsten Volkswirtschaften zu stabilisieren. Für viele Unternehmen war das Jahr 2020 ein verheerender Schlag für ihr Endergebnis, indem es ein Maß an Unsicherheit in den täglichen Betrieb brachte, das nur wenige jemals erlebt hatten. Viele Unternehmen standen vor neuen Herausforderungen in Bezug auf Personal und Produktion sowie Anforderungen an die Fernarbeit und zusätzliche Sicherheitsprotokolle. Einige Unternehmen stießen auf eine nie zuvor gesehene Nachfrage, während andere einen Nachfragekrater sahen und von einem Bestandsrückstand überwältigt wurden.

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen boomt, anfällig ist oder Sie an einem seidenen Faden hängen, kann das Treffen guter Entscheidungen über Ihr Endergebnis das Wachstum beschleunigen und Sicherheit in Ihren Betrieb zurückbringen.

„Hersteller suchen immer nach Möglichkeiten, ihr Endergebnis zu steigern, indem sie Mängel in der Lieferkette finden und beseitigen. Und das war noch nie so wahr oder relevant wie im vergangenen Jahr“, sagt Jim Japczyk, Chief Financial Officer von Optimas.

Es gibt keine schnelle Lösung, um die Lieferkette wieder zu stärken. Es wird Zeit brauchen und nicht jedes Unternehmen wird besser abschneiden, aber für diejenigen, die dies tun, kann es damit beginnen, das Vertrauen Ihrer Lieferanten und Ihrer Kunden erneut zu bestätigen.

• Sind Ihre Verträge so gesund, wie sie sein könnten?
• Schaffen sie Vertrauen in Ihre neuen und bestehenden Partnerschaften?
• Können Sie auf der gepunkteten Linie unterschreiben, obwohl Sie wissen, dass es eine Win-Win-Chance ist?

„Verträge bieten einen zusätzlichen Schub an Sicherheit im Geschäft – ein Unternehmen, in dem Sie wirklich Sicherheit wollen“, rät Japczyk. „Je weniger Sie sich Sorgen machen müssen, desto besser. Und wenn Sie diese Gewissheit, dieses Vertrauen über Ihr Unternehmen hinaus auf die Lieferkette ausdehnen können, kommt das allen zugute. Sie wollen nie der Grund dafür sein, dass die Produktionslinie eines Kunden ausfällt, und ein gesunder, gut gemeinter Vertrag kann viel dazu beitragen, dass alles reibungslos läuft.“

Was ist der Unterschied zwischen einem Vertrag, den Sie am ersten Tag bereuen könnten, und einem Vertrag, bei dem alle Parteien gut vertreten sind?

Rebecca „Riv“ Goldman ist Senior Vice President und General Counsel bei Optimas und verantwortlich für die Rationalisierung unseres Vertragsabschlussverfahrens bei gleichzeitiger Risikominderung. Wie sie vorschlägt, „sind Verträge in vielerlei Hinsicht nur Verträge. Sie sind rechtlich durchsetzbare Papiere. Was eine Partnerschaft aufwertet, ist oft das, was Sie und Ihre zukünftigen Partner im Vorfeld der Vertragsunterzeichnung tun und wie Sie nach der Vertragsunterzeichnung kommunizieren.“

Das Team hier bei Optimas hat jahrzehntelange Erfahrung mit allen Arten von Geschäftspartnerschaften entlang der Teilelieferkette gesammelt, und wir sind zuversichtlich, dass unsere Erfahrung Ihrem Unternehmen helfen kann, einen Vertrag zu erstellen, mit dem sich alle Parteien wohlfühlen. Obwohl es nicht viele „Geheimnisse“ hinter Verträgen gibt, arbeiten die besten daran, Fairness und Verständnis für alle Parteien einzubeziehen.

So kann Ihr nächster Vertrag – und alle folgenden – zu Ihrem werden Beste Vertrag.

Gehen Sie mit offenen Augen in Vertragsverhandlungen

Nicht jedes Unternehmen wird am gleichen Ort in die Vertragsverhandlungen eintreten. Im Zuge der Pandemie sind drei neue Probleme in der Lieferkette aufgetreten, die sich wahrscheinlich in den kommenden Jahren auf die zukünftige Produktion und die Beziehungen nach oben und unten in Ihrer Lieferkette auswirken werden.

1. Das verwaiste Geschäft: Diese Unternehmen blieben auf dem Trockenen, als die Lieferanten untergingen. Je nach Unternehmensgröße kann ein defektes Glied in der Kette eine ganze Produktionslinie stilllegen. Dies kann kurzfristig katastrophale Folgen haben und möglicherweise keine nennenswerte langfristige Zukunft.
2. Das gefährdete Geschäft: Jetzt ist Ihr Geschäft dasjenige, das kriecht. Anstatt von jemand anderem im Stich gelassen zu werden, hindern Sie interne Probleme daran, die Produktion für Ihre Kunden zu behindern. Ob es um Prozesse, Systeme, Effizienz, Talent oder Finanzen geht, Sie stehen nicht mehr auf festem Boden und Ihre Partner spüren das auch.
3. Das starke Geschäft: Einigen Unternehmen geht es während der Pandemie genauso gut oder besser als vor 2020. Für sie geht es darum, einen kämpfenden Konkurrenten zu überholen, neue Möglichkeiten aufzudecken und ihren Ruf als Unternehmen zu festigen vertrauenswürdiger Lieferkettenpartner. Die Kopfschmerzen hier werden dazu, nicht genug zu tun und zu wissen, dass Sie eine Chance für Wachstum durch Ihre Finger gleiten lassen.

„Jeder dieser Kopfschmerzen stellt ein einzigartiges Risiko dar – aber sie bieten auch Möglichkeiten für stärkere, gesündere Verträge, wenn Sie die Situation erkennen können, in der Sie und Ihre Partner sich befinden“, erklärt Japczyk. „Indem Sie verstehen, wo sich jedes Unternehmen befindet, können Sie einen Vertrag erstellen, der allen hilft. Das bedeutet, dass die Kommunikation jetzt und in Zukunft oberste Priorität hat.“

Holen Sie sich die richtigen Leute an Ort und Stelle

Bei Optimas befürworten wir die Bedeutung der Menschen als Rückgrat aller Geschäftsanstrengungen, und dazu gehört auch der Vertragsentwicklungsprozess.

„Betrachten Sie die Erstellung eines Vertrags nicht als Ein-Personen-Job – aufgrund seines Umfangs sollte es das nicht sein, und aufgrund seiner Bedeutung wollen Sie es auch nicht“, sagt Goldman. „Verträge sind wie jeder andere Prozess in einem Unternehmen, bei dem Sie mehrere Augen darauf haben möchten.“

Wen Sie einbeziehen, hängt von der Größe Ihres Unternehmens und den Feinheiten des Vertrags ab. Bei den meisten mittelständischen Unternehmen umfasst dies das Führungsteam, die Rechtsabteilung und das Finanzteam. Es kann auch Verkauf und Einkauf, Betrieb oder Technik umfassen. Wenn Sie bestimmte Supply Chain Manager oder andere wichtige Mitarbeiter haben, können diese ebenfalls beteiligt sein.

Verstehen Sie die immateriellen Werte eines Win-Win-Vertrags

Gesunde Verträge weisen auf gesunde Unternehmen hin, und die gesündesten Verträge sind diejenigen, die die Bedürfnisse aller Parteien priorisieren.

„Wie jede Ehe sollte ein Vertrag zwischen zwei Unternehmen ermöglichen, dass diese neue Partnerschaft stärker ist als die Summe ihrer Teile“, bietet Japczyk an. „Verträge können helfen, Kosten, Preispunkte, Technologien, Kundenservice, Vorlaufzeiten und Fähigkeiten zu bestimmen. Sie können Ihnen auch helfen, auf zukünftige unvorhergesehene Herausforderungen zu reagieren, und können, falls die Partnerschaft doch enden muss, dazu beitragen, unangenehme Gefühle während der Trennung zu beseitigen.“

Hier sind nur einige der immateriellen Merkmale gesunder Verträge:

• Fairness für alle Seiten: Sie müssen keine Art von „Gotcha“-Klausel einfügen, um einen erfolgreichen Vertrag zu haben. Was Sie heute unterschreiben, wird eine Partnerschaft schaffen, auf die Sie sich jahrelang oder länger verlassen können. Die Gewährleistung von Fairness für alle Parteien eliminiert viele potenzielle schlechte Gefühle, die eine Partnerschaft später heimsuchen.
• Antizipation der Veränderung: Die Umstände ändern sich, und was einen Vertrag gut gemacht hat, als Sie ihn unterschrieben haben, kann ein paar Jahre später oder nach einem Führungswechsel nicht mehr bestehen. Wenn die Beziehung enden muss oder wenn sie nur repariert werden muss, sind Schutzmaßnahmen eingebaut, damit jeder die andere Seite einer Verhandlung elegant verlassen kann.
• Eingebaute Grenzen: Denken Sie an die Dinge, die mit Sicherheit passieren, aber außerhalb der Kontrolle beider Parteien liegen, wie zum Beispiel die Rohstoffpreise. Vereinbaren Sie einen glaubwürdigen Index. Lassen Sie dann zu, dass die Teilepreise entsprechend den Indexänderungen schwanken.
• Flexibilität und Kommunikationsmöglichkeiten: Nur weil Sie einen Vertrag unterschrieben haben, bedeutet das nicht, dass Sie an diese spezielle Vereinbarung gebunden sein müssen. Ein Großteil des Geschäfts dreht sich um die Anpassung an Veränderungen, und Ihre Verträge sollten dies ebenfalls widerspiegeln. Schreiben Sie Ihre Verträge mit dem Verständnis, dass spätere Ereignisse sie beeinflussen könnten, und stellen Sie bei Bedarf ein Verfahren zur Änderung der Vereinbarung bereit.
• Klarheit: Sie sollten keinen MBA und keine 20 Jahre juristische Erfahrung haben müssen, um einen Vertrag zu entschlüsseln. Obwohl Verträge rechtlich durchsetzbar sind, sollten sie so verfasst sein, dass jeder von der C-Suite und Ihrem Rechtsteam bis hin zu anderen Teilnehmern die getroffene Vereinbarung klar verstehen kann.
• Verstandene Strafen und Auswirkungen: Beide Parteien profitieren davon, zu wissen, was passieren kann – und was beide Seiten tun können – falls jemand von der Vereinbarung abweicht. Es kann von einer Geldstrafe bis zu einer vollständigen Trennung reichen oder ein gewisses Maß an Neuverhandlungen erfordern.

„Optimas hat sich bei all unseren Auftragsentwicklungsbemühungen auf diese Bereiche konzentriert“, erklärt Goldman. „Indem wir diese immateriellen Werte in jeden Vertrag einbauen, starten wir – Optimas und alle unsere Vertragspartner – an einem besseren Ort und bleiben normalerweise an einem besseren Ort. Es geht nicht darum, die Verhandlung zu gewinnen, es geht darum, Umstände zu schaffen, in denen alle Seiten gewinnen und alle Seiten sich einer offenen Kommunikation und größerem Geschäftserfolg erfreuen können.“

Vermeiden Sie die offensichtlichen roten Fahnen

Die meisten Unternehmensleiter mit ein paar Jahren auf dem Buckel können sich an schlechte Vertragserfahrungen erinnern. Es kann einen rohen Geschmack in Ihrem Mund, Misstrauen und sogar eine mangelnde Bereitschaft hinterlassen, zukünftige Partnerschaften einzugehen, die Ihrem Unternehmen zugute kommen könnten.

„Niemand möchte das Gefühl haben, ausgenutzt zu werden, sich zu einer Vereinbarung gezwungen zu fühlen oder später eine Entscheidung zu bereuen“, sagt Japczyk. „Manchmal sind schlechte Verträge auf Dinge zurückzuführen, die Sie nicht kontrollieren können, aber ich habe festgestellt, dass es oft daran liegt, dass eine Partei von Anfang an einige offensichtliche rote Fahnen ignoriert hat.“

Hier sind einige häufige Warnsignale – erwägen Sie, für die Hügel zu rennen oder zumindest Ihre Bedenken mitzuteilen, wenn Sie sie in Ihrem nächsten Vertragsentwurf finden:

1. Schlechte Dokumentation: Das Versäumnis, die Vereinbarung zwischen dem Lieferanten und dem Kunden vollständig zu dokumentieren, kann der Vorbote zukünftiger schlechter Gefühle sein. Es ist entscheidend, dass jede Partei versteht, was sie der anderen schuldet und was von allen Beteiligten erwartet wird.
2. Zulassungs-Dschungel: Verträge, die viele Genehmigungen für eigentlich regelmäßige Schritte beinhalten, können eine übermäßig komplexe und ärgerliche Vereinbarung unterstreichen. Genehmigungen brauchen Zeit und, anstatt einen Mehrwert zu schaffen, können sie die Arbeit verderben und ansonsten lukrative Partnerschaften blockieren.
3. Aufforderung, „unvollendete“ Vereinbarungen zu unterzeichnen: Verträge sind rechtlich durchsetzbar und schlechte Verträge können das Geschäftsergebnis eines Unternehmens ruinieren. Vermeiden Sie jede Vereinbarung, die die Tür für zukünftige Dinge öffnet, die einem Vertrag hinzugefügt werden, der Ihren Namen bereits auf der gepunkteten Linie enthält.

Abschließende Gedanken

Ganz gleich, an welchem Teil des Vertrags Sie arbeiten, eine gute Verhandlung kommt nur zustande, wenn alle Seiten zufrieden sind.

„Gesunde Verträge stellen sicher, dass beide Parteien fair behandelt werden“, rät Japczyk. „Es mag klischeehaft klingen, aber das Beste, was Sie tun können, ist, mit der ursprünglichen Goldenen Regel im Hinterkopf in eine Vertragsverhandlung zu gehen. Behandle andere so, wie du möchtest, dass es dir angetan wird. Wenn Sie einen Vertrag aufsetzen, zielen Sie darauf ab, einen zu liefern, den Sie immer noch gerne unterschreiben würden, wenn Sie in der Lage der anderen Person wären.“

Jeder will gewinnen, wenn er einen Vertrag unterschreibt, aber das bedeutet nicht, dass eine Seite verlieren muss. Win-Win-Verträge sind die Grundlage für großartige Partnerschaften in der Lieferkette und ein Gewinn für Ihr Endergebnis.

Wenn Sie mit Optimas zusammenarbeiten, arbeiten Sie mit einem Team zusammen, das daran glaubt Erfolg für alle durch Gerechtigkeit für alle — mit vielen unserer erfolgreichsten Lieferanten- und Kundenbeziehungen, die im Durchschnitt 20 Jahre zurückreichen. Ist heute der Beginn der nächsten großen Geschäftspartnerschaft Ihres Unternehmens? Eine Konversation beginnen mit unserem Team und testen Sie uns!